bpmچيست؟ مديريت فرايند چيست؟ مديريت فرايند كسب و كار و سوالاتي از اين دست در اين مطلب پوشش داده خواهند شد.

امروزه دغدغه‌هاي اصلي سازمان‌ها، دستيابي به راه‌ها و روش‌هايي براي اتوماسيون و بهبود فرآيندهاي كسب و كار است.  تعداد قابل ملاحظه‌اي كه روند رشد فزاينده‌اي نيز دارند، از مديريت فرآيند كسب و كار (BPM) براي بهبود مؤثر استفاده مي‌كنند.

مديريت فرآيند كسب و كار (Business Process Management = BPM)، شامل متدها، تكنيك‌ها و ابزاري است كه براي پشتيباني از طراحي، اجرا، مديريت و آناليز فرآيندهاي عملياتي كسب و كار بكار مي‌رود.

مديريت فرآيند كسب و كار با داشتن الگوهاي متعدد مورد نياز سازمان‌ها، روشي يكپارچه براي تعريف، اجرا، بازبيني و مديريت فرآيندهاي كسب و كار سازمان ها را ارايه مي‌كند و با استفاده از متدها و ابزارهاي مربوطه، حجم كار توسعه راه كارها را به حداقل رسانده و مديريت امور را سهل و كارآمد مي­كند. بر اين اساس مي‌توان گفت مديريت فرايند كسب و كار مجموعه‌اي است از رويكردهاي مديريتي و فناوري مدرن كه به نحوي ساختاريافته، منسجم و هماهنگ، براي درك و مستند سازي، مدل‌سازي، تحليل و بهبود  مستمر فرايندهاي كسب و كار مورد استفاده قرار مي گيرد BPM مزاياي ذيل را بدنبال دارد:

• توسعه و تعالي سازماني
• ايجاد مزيت رقابتي و جريان ارزش پايدار
• جلب رضايت مشتريان
• چابكي سازمان و فرايندهاي سازماني
• يكپارچه سازي سازمان و فرايندهاي سازماني

در واقع BPM يا مديريت فرايندهاي كسب و كار، ادغامي از دانش و تحقيق در هم‌گرايي و اتصال بين مديريت و فناوري اطلاعات است كه شامل متدها، تكنيك‌ها و ابزاري است براي طراحي، فعال شدن، كنترل و آناليز  فرآيندهاي كسب و كار كه خود مستلزم نيروي انساني، سازمان‌ها، برنامه‌هاي نرم‌افزاري كاربردي، اسناد و ديگر منابع اطلاعاتي است.

فعاليت‌هاي اجرا شده توسط سازمان براي مديريت و بهبود فرآيندهاي كسب و كار را پوشش مي‌دهد. سيستم‌هاي BPM ابزار نرم‌افزاري براي مانيتور اجراي فرآيندهاي كسب و كار هستند كه اين امكان را براي مديران فراهم مي‌كنند تا فرآيندها را آناليز كنند و تغييرات لازم را نسبت به وضعيت اوليه ايجاد نمايند. در واقع BPM  يك “مدل مديريت” است كه براي سازمان‌ها اين امكان را فراهم مي‌آورد تا فرآيندهاي كسب و كار را مانند ديگر اقلام سرمايه‌اي سازمان مديريت كنند و بهبود دهند.

در يك سازمان با اندازه متوسط تا بزرگ، يك سيستم مديريت فرآيند كسب و كار خوب، به محيط كسب و كار اين امكان را مي‌دهد تا براساس محيط رقابتي، تغييرات در فرآيندهاي كسب و كار را روز به روز اعمال نمايد.

BPM با مهندسي دوباره فرآيندهاي كسب وكار متفاوت است. وجه تفاوت اين دو در آنست كه BPM قصد ايجاد تغييرات يكباره و انقلابي در فرآيندهاي كسب وكار را نداشته بلكه تكامل مستمر آنها را مد نظر دارد. به علاوه BPM معمولا روش‌هاي مديريت را با فناوري اطلاعات تركيب مي‌كند.

در تصوير زير چرخه عمر BPM يا مديريت فرايند آمده است. در ادامه به توضيح بخشهاي مختلف چرخه خواهيم پرداخت.

مراحل مديريت فرايندهاي كسب و كار

در ادامه به توصيف مراحل عمومي مديريت فرايندهاي كسب و كار خواهيم پرداخت.

مجموعه فعاليت‌هاي BPM به چهار دسته زير تقسيم مي‌شود:

طراحي فرايند(Process Design)

اجراي فرايند(Process Execution)

پايش فرايند (Process Monitoring)

بهبود فرايند (Process Improvement)

مراحل عمومي مديريت فرآيندهاي كسب و كار مجموعه فعاليت‌هاي BPM است كه به چهار دسته زير تقسيم مي‌شود:

طراحي فرايند (Process Design):

اين فاز شامل درك فرآيندهاي كسب و كار موجود و نيز طراحي فرآيندهاي جديد مي‌باشد. مدل‌سازي و مستندسازي فرايندهاي كسب و كار به مديران سازمان كمك مي‌كند تا درك بهتري از كسب و كار خود به دست آورده و در صورت لزوم تغييراتي در روش انجام كار ارائه دهند. نرم‌افزارهاي مورد استفاده براي اينكار شامل اين اجزاء مي‌باشد: ويرايشگرهاي گرافيكي جهت مستندسازي فرآيندها, انباره‌هايي براي ذخيره مدل‌هاي فرآيند و ابزارهاي شبيه‌سازي فرآيند كسب و كار براي اجراي فرآيند جهت اندازه‌گيري پارامترهاي بازدهي مانند ميانگين زمان و هزينه.

همه متخصصين مستحضر هستند كه به منظور انجام طراحي بايد از ابزاهاي تحليل و طراحي مديريت فرايند يا به اصطلاح CaseTools استفاده كرد و يكي از بهترين و مهم ترين ابزارهاي موجود در دنيا نرم افزار ويزوال پارادايم است.

همانطور كه همه ميدانيم، استاندارد BPMN به عنوان كاملترين استاندارد براي مدلسازي فرايندها در سطح دنيا است. با همت اقاي مهندس رمضاني، يك كتاب با موضوع آموزش ساده و كاربردي مدلسازي فرايند و استاندارد BPMN تاليف شده است.

اجراي فرايند (Process Execution):

فرايند هاي مدل شده در مرحله قبل بايد اجرا شوند.  وجود مدل‌هاي سازماني از فرايندهاي كسب و كار و دسترسي همه ذينفعان سازمان به اين مدل‌ها، سبب مي‌شود تا ميزان يكنواختي اجراي فرايند‌هاي كاري به تدريج افزايش يابد. سيستم‌هاي مديريت فرآيند كسب و كار در اين مرحله به جاي مدل‌هاي فرآيندي مبتني بر متن بر توسعه مدل فرآيندها به صورت گرافيكي تمركز نموده‌اند كه دليل آن كاهش پيچيدگي توسعه مدل مي‌باشد. برنامه‌نويسي ويژوال با استفاده از علائم گرافيكي بازدهي را در تعدادي از بخش‌ها افزايش داده و بوسيله كاربران بخوبي پذيرفته شده است. در اين مرحله از قوانين كسب و كار كه براي كنترل رفتار سيستم‌ها به كار مي‌روند و يك موتور قوانين كسب و كار براي تصميم‌گيري و اجراي فرآيندها استفاده مي‌شود.

پايش فرايند (Process Monitoring):

همزمان با اجراي فرايندها، مديريت سازمان بايد عملكرد و نتايج اجراي فرايند‌هاي كسب و كار را به صورت مستمر اندازه‌گيري كرده و با نتايج از پيش تعيين شده مقايسه كند. هرگونه انحراف از اهداف از پيش تعيين شده بايد تحليل و علت يابي شده و راه‌حل‌هاي آن تعيين گردد.

بديهي است پس از اينكه اجراي فرايندها را به نرم افزار BPMS واگذاريد كرديم يعني در زمان كوتاهي موفق به مكانيزه نمودن فرايندها با نرم افزار BPMS شديم، نسبت به حالت هاي كاغذي و دستي امكان پايش و نظارت فوق العاده بالاتري خواهيم داشت. خصوصاً از طريق زير ساخت BAM در سيستم هاي BPMS

بهبود فرايند (Process Improvement):

تحليل ثبت وقايع استخراج شده در طي نظارت بر فرآيند و مقايسه آنها با يك مدل فرآيند منطقي براي تحليل‌گر امكان تشخيص و تحليل گلوگاه‌ها را مهيا مي‌سازد. نتايج ناشي از پايش فرايند‌ها، در صورتي كه منجر به كشف اشكالاتي در طراحي فرايند‌ها شود، بايد در يك فرايند طراحي مجدد مورد استفاده قرار گرفته و اشكالات مشاهده شده در فرايند‌هاي كسب و كار اصلاح گردد.

به منظور تاييد مجدداً تاكيد ميشود كه پس از اجراي فرايندها در حالتي طبيعي و در زمان مناسب و انجام پايش ميتوان بهبودهاي واقعي بر روي فرايندها اعمال نمود بطوريكه همه شنيده ايم املاء نانوشته را نميتوان غلط گيري كرد.

دستاوردهاي مديريت فرآيندهاي كسب و كار يا BPM چيست؟

بهينه سازي و حذف فعاليت‌هاي غير ضروري

بهينه‌سازي فرآيندهاي كسب و كار در سطح سازماني و بين دپارتمان‌هاي سازمان، از اثرات مثبت اجراي BPM يا مديريت فرايندهاي كسب و كار در سازمان است. با حصول كارآيي بيشتر در اجراي يك فرآيند، عملاً كاهش هزينه حاصل خواهد شد و مي‌توان ارتباط مستقيمي بين مؤلفه كارآيي و كاهش هزينه برقرار نمود.

بهينه‌سازي يك فرآيند مي‌تواند با افزايش كارآيي، كاهش هزينه و افزايش بازدهي در فرايند همراه باشد.

براي انجام بهينه‌سازي مي‌توان از سيستم مديريت فرآيندهاي كسب و كار استفاده نمود تا به كمك آن، فرآيندهاي سازماني، مانيتور، كنترل، آناليز و مديريت شود تا تصميمات لازم براي بهينه‌سازي آنها انجام پذيرد. در نتيجه مدل‌سازي فرآيند، سازمان مي‌تواند فرصت‌هايي براي حذف كارهاي غيرضروري بدست آورد.

به علاوه سيستم مديريت فرآيندهاي كسب و كار داده‌هاي مفيدي در زمينه هزينه‌هاي فرآيند، طول دوره اجرا، باركاري، بازبيني و بهينه سازي براساس نتايج واقعي فراهم مي‌كند.

 چابكي كسب و كار

از ديگر مزاياي اجراي BPM يا مديريت فرايندهاي كسب و كار افزايش و بهبود مؤلفه چابكي كسب و كار است.

پارامترهاي كسب و كار و شرايط بازار، به سرعت تغيير مي‌كنند و مديران كسب و كار نياز به توانمندي دارند تا به اين تغييرات به سرعت و به طور مؤثري پاسخ دهند.

با استفاده از  BPM سازمان‌ها قادر خواهند بود كه محيط‌هاي كسب و كاري متناسب با نياز مشتريان ايجاد كنند، تا بتوانند در سطح كسب و كار با ايجاد يك سبد رقابتي خود را سريعاً و به سادگي تطبيق دهند.

تطبيق

سازمان‌هايي كه از BPM  استفاده مي‌كنند و فرآيندهاي خود را اتوماسيون و بهينه‌سازي نموده‌اند، نتايج قابل ملاحظه‌اي در پاسخگويي و بهره‌وري مشاهده مي‌كنند.

بهبود تصميم گيري

با تجميع همه اطلاعات مرتبط با يك فرآيند و ارائه اطلاعات به شركاي فرآيند، دقت و سرعت تصميم‌گيري افزايش مي‌يابد.

به دليل اينكه اغلب فرآيندهاي كليدي، نيازمند اطلاعات از سيستم‌هاي ديگر هستند، با استفاده از واسط‌هاي اطلاعات، از سيستم‌هاي ديگر مانند ERP جمع‌آوري و در قالب اطلاعات فرآيند به شركا ارائه مي‌شود. به عبارت ديگر با ارائه اطلاعات به مديران بر مبناي آنكه آنها دقيقاً چه مي‌خواهند (بدون ارائه اطلاعات افزون)، فرآيندتصميم­سازي و تصميم‌گيري بسيار راحت‌تر و سريع‌تر انجام مي‌شود.

افزايش سرعت كسب و كار و رضايت مشتريان

مديريت فرآيندهاي كسب و كار مي‌تواند با حذف تأخيرها، خودكارسازي بخش‌هايي از فرآيند، موازي سازي فرآيندها و ايجاد محدوديت‌هاي زماني براي هر قدم زمان سيكل را تا ۹۰% كاهش دهد. با كاهش زمان سيكل و حصول اطمينان از اينكه هيچ فعاليتي از قلم نمي‌افتد، مشتريان داخلي و خارجي سازمان سريع‌تر و راحت‌تر به اطلاعات و پاسخ هاي مورد نيازشان دست مي‌يابند.

در انتها ذكر اين نكته ضروري است كه به منظور اجرا و تحقق مناسب مديريت فرايندهاي كسب و كار يا همان BPM در سازمان ها بكارگيري متدولوژي مناسب از مهم‌ترين عوامل موثر در موفقيت يك پروژه مديريت فرايندهاي كسب و كار (BPM) محسوب مي‌شود.

بر همين اساس متدولوژي‌هاي بسياري براي برآوردن نيازهاي عمومي پروژه هاي BPM خلق شده‌اند كه مدعي كارايي در تمامي پروژه‌هاي مديريت فرايندهاي كسب و كار هستند.

دكتر محسن باقري