متن مربوط به EPR
تعريف برنامه‌ريزي منابع سازمان (ERP)
ERP مخفف كلمات Enterprise Resource Planing است و Enterprise مهم‌ترين بخش آن است.
براي برنامه‌ريزي منابع سازمان (ERP) تعاريف متعددي ارائه شده است كه تقريبا همگي يك مفهوم را بيان مي‌كنند.
• ERP، يك علم و فن براي مديريت منابع است.
• يك راه حل نرم افزاري است كه تمام فعاليت‌هاي واحدهاي مختلف سازمان را به طور يكپارچه در يك سيستم نرم‌افزاري واحد تعريف و ايجاد مي‌كند.
اين نرم‌افزار تمامي نيازهاي كليه دپارتمان‌ها از جمله كاركنان بخش‌هاي مالي، منابع انساني و انبار را جوابگو است. در حالت عادي هر يك از اين واحدها نرم‌افزارهاي كاربردي خود را دارند كه كاركنان واحد روي آن به ثبت اطلاعات مي‌پردازند، ولي تمامي آنها در يك سيستم گردآوري شده، به طوري كه پايگاه داده مركزي جايگزين هر يك از پايگاه دادههاي مجزا شده و اطلاعات به سهولت جريان يافته و بين واحدها توزيع مي‌شود.
براي واضح‌تر شدن قضيه، موضوع را با يك نمونه توضيح مي‌دهيم: وقتي مشتري سفارش خود را به‌سازمان اعم از توليدي، خدماتي و.... ارائه مي‌دهد، اين سفارش به صورت برگه سفارش سفري از اين دپارتمان به دپارتمان ديگر در سراسر‌سازمان را آغاز مي‌نمايد، اغلب بارها به‌ترتيب تاييد و صحه‌گذاري مي‌شود و مدت‌ها در هر يك از دپارتمان‌ها معطل شده و يا حتي مفقود مي‌شود و يا اشتباهاتي در حين عمل پيش مي‌آيد و در واقع هيچ‌كس در‌سازمان نمي‌داند كه اين سفارش در چه مرحله‌اي است و در كدام دپارتمان قرار دارد و مثلا كاركنان واحد مالي نمي‌توانند وارد سيستم گردش عمليات انبار شده و ببينند كه آيا سفارش براي مشتري ارسال شده است يا خير؟ كه اغلب حتي باعث نارضايتي مشتريان مي‌گردد.
با استقرار ERP سيستم‌هاي قديمي مستقر در امور مالي، منابع انساني، توليد و انبار با يك نرم‌افزار مركزي كه هر بخش آن بين واحدهاي مختلف توزيع شده است، جايگزين مي‌شود. دپارتمان‌هاي مالي، توليد، انبار نرم‌افزارهاي مورد نياز خودشان را خواهند داشت، اما فرقي كه دارند اين است كه با هم ارتباط داشته و پرسنل دپارتمان مالي مي‌توانند جريان سفارشات را تا زمان ارسال براي مشتري پيگيري نموده و مشاهده كنند.ارائه‌دهندگان اين نرم‌افزار به گونه‌اي سيستم را طراحي مي‌كنند كه هر‌سازمان با توجه به نياز خود، آن قسمت‌هايي را كه مي‌خواهد خريداري نمايد، مثلا بعضي‌سازمان‌ها ممكن است بخواهند ماژول‌هاي مرتبط با دپارتمان‌هاي مالي يا منابع انساني را تهيه كرده و بقيه ماژول‌ها را در زمان ديگري خريداري نمايند.
در يك تعريف جامع با توجه به ويژگي‌هاي يك ERP مي‌توان تعريف زير را براي برنامه‌ريزي منابع سازمان ارائه نمود:
• ERP يك بسته نرم افزاري كاربردي درون سازماني، جامع و سازمان نگر، ماژولار، استاندارد و شامل يك مجموعه از ماژول‌هاي يكپارچه، آماده راه اندازي، از پيش طراحي شده و از پيش مهندسي شده ولي قابل تنظيم و پيكربندي بر اساس نيازهاي پوياي سازمان‌ها است. اين راه حل كاملاً انعطاف پذير، فرآيندگرا و اطلاعات محور بوده و شامل كليه فعاليت‌ها و فرآيندهاي اصلي و مؤثر در ايجاد ارزش افزوده سازمان است. فرآيندهاي از پيش تعريف شده در سيستم بر اساس تجربيات و گزينه‌هاي بر‌تر استخراج شده‌اند.
• با توجه به تعاريف فوق مي‌توان دريافت مهم‌ترين ويژگي يك سيستم ERP فرآيندگرا بودن آن است. در واقع يكي از مهم‌ترين ويژگي‌هاي يك ERP و يكي از ضرورت‌هاي شكل‌گيري اين‌گونه سيستم‌هاي سازماني توجه به فرآيندهاي سازماني در بين حوزه‌هاي كاركردي است.
تفاوت سيستم‌هاي اطلاعات مديريت با ERP
برنامه‌ريزي منابع سازمان را بايد جديد‌ترين ابزار موجود و تكامل يافته سيستم‌هاي اطلاعات مديريت دانست. مبناي كاركرد ERP تفكر فرآيندي به جاي ساختارهاي وظيفه‌اي و تبديل خواسته‌هاي مشتري به دادههاي كمي در جهت افزايش رضايت مشتريان است. برنامه‌ريزي منابع سازمان مي‌كوشد تا تمام فرآيندهاي سازمان به صورت يكپارچه و با نگرش فرآيندي با يكديگر مرتبط نمايد. علاوه بر يكپارچگي، ERP گزينه‌هاي بر‌تر را نيز نشان مي‌دهد، به همين دليل شركت‌هاي بزرگ نرم‌افزاري از تمامي مراحل همچون توليد و پخش و توزيع مثال‌هايي دارند كه در نسخه هاي خود به سازمان‌ها ارائه مي‌دهند و فناوري از طريق اين سيستم‌هاي جديد نرم افزاري وارد سازمان مي‌شود. در يك دسته بندي كلي موارد زير را مي‌توان به عنوان مهم‌ترين موارد تفاوت بين سيستم‌هاي اطلاعاتي مديريت و سيستم‌هاي برنامه‌ريزي منابع سازمان برشمرد.
۱- سيستم‌هاي ERP به صورت بستههاي نرم افزاري مرتبط به هم و مجتمع هستند در حالي كه MISها ممكن است چنين نباشند.
۲- بستههاي نرم افزاري ERP درون يك سازمان تهيه نمي‌شوند بلكه از فروشندگان نرم افزاري خريداري مي‌گردند و قسمت اعظم يك سازمان را پوشش داده، جريان اطلاعات را در تمام طول سازمان تسهيل مي‌كنند.
۳- بستههاي نرم افزاري ERP بر مبناي فرآيندهاي كسب و كار هستند و نه بر مبناي اجزاي وظيفه‌اي كسب و كار و اين مهم‌ترين تفاوت آنها با سيستم‌هاي اطلاعاتي مديريت IS به حساب مي‌آيد.
۴- ERP فقط از يك پايگاه داده استفاده مي‌كند در حالي كه MISها ممكن است مركز دادههاي خاص خودشان را داشته باشند و لزوماً با هم مرتبط نباشند.
۵- تكنولوژي توليد و محيط توسعه بستههاي ERP يكسان و مشابه است ولي در MIS هر بخش ممكن است در محيط و بستر جداگانه‌اي تهيه و اجرا شود.
مزاياي ERP
- نخستين مزيتي كه در كوتاه مدت و پس از پياده‌سازي ERP مي‌توان انتظار داشت، كاهش هزينه‌هاي عملياتي نظير كاهش هزينه‌هاي كنترل موجودي انبار، هزينه توليد، هزينه عمليات حسابداري و ثبت وقايع مالي، هزينه‌هاي بازاريابي و پشتيباني است.
از ديگر مزاياي به كارگيري ERP مي‌توان به موارد زير اشاره كرد:
- ايجاد يكپارچگي سازماني از منظر اطلاعاتي و افزايش سازگاري در اطلاعات موجود در سازمان
- پياده‌سازي برنامه‌ريزي منابع سازمان با ايجاد پايه‌اي قوي از انباره داده‌ها. اين سيستم دسترسي بهتر و سريع‌تر به داده‌ها را براي مديريت امكان پذير مي‌سازد و به اين ترتيب مديريت مي‌تواند به سرعت، اطلاعات مورد نياز خود را جهت اخذ تصميمات در اختيار داشته باشد.
- مهم‌ترين مزيت برنامه‌ريزي منابع سازمان بهبود هماهنگي ميان واحدهاي سازمان، كاهش وقفه‌هاي كاري و افزايش كارايي فرآيندهاست.
- بهبود تدريجي فرآيندهاي سازماني بر اساس بهترين تجربياتي كه شركت‌هاي عرضه‌كننده نرم افزار از سازمان‌هاي مختلف به دست آورده‌اند.
- هزينه‌هاي پنهان ERP چيست؟
- غير از قيمت اصلي سيستم ساير هزينه‌هاي آشكار و پنهان به قرار زير است:
- ۱ -آموزش: هزينه‌هاي آموزش بالاست چرا كه كاركنان اغلب نياز به آموزش فرآيندهاي جديدي دارند، بدتر اينكه شركت‌هاي آموزشي نيز نمي‌توانند كمكي به شما نمايند آنها بيشتر بر آموزش نحوه به‌كارگيري نرم‌افزار تمركز دارند، نه روش‌هاي كاري مرتبط با فعاليت‌هاي حرفه‌اي شما، حتما برنامه آموزشي براي آن‌دسته از فرآيندهايي كه با اجراي ERP تاثير خواهند پذيرفت برقرار نماييد.
- به خاطر داشته باشيد كه كاركنان دپارتمان مالي از همان نرم‌افزاري استفاده مي‌نمايند كه پرسنل امور انبارها كار مي‌كنند، در واقع اطلاعاتي كه وارد مي‌نمايند به روي هر دو سيستم تاثير مي‌گذارد. پس در نظر داشته باشيد كه سرمايه‌گذاري زياد روي آموزش نحوه به‌كارگيري بسيار مهم است.
- ۲ - يكپارچه‌سازي و آزمايش: آزمايش ارتباط ما بين بستر نرم‌افزاري ERP و ساير نرم‌افزارهاي موجود نيز هزينه جداگانه‌اي خواهد داشت. شما ممكن است نرم‌افزارهاي اصلي ديگري همچون تجارت الكترونيك و زنجيره تامين و نرم‌افزارهاي فرعي همچون باركد داشته باشيد كه بخواهيد با ERP مرتبط‌سازيد، اما پيشنهاد مي‌شود كه جهت ارتباط بهتر و هماهنگي بيشتر چنين نرم‌افزارهايي را هم از ارائه‌كنندگان ERP تهيه نماييد و در هنگام آزمايش از آموزش غافل نشويد !
- ۳ -سفارش‌سازي: هزينه‌هاي ديگري نيز جهت يكپارچه‌سازي تحميل خواهد شد كه غيرقابل اجتناب هستند از جمله تغيير در هسته مركزي نرم‌افزار، اين وضعيت زماني پيش مي‌آيد كه سيستم نمي‌تواند فرآيندهاي كاري شما را هدايت نمايد و تصميم مي‌گيريد كه با تغيير در سيستم به آن چيزي كه مي‌خواهيد دست يابيد. اين كار به معني بازي با آتش است و باعث تغييرات در ساير بخش‌هاي مرتبط خواهد شد و چون تغييرات مي‌بايد در ورژن‌هاي جديد نيز انجام شود ممكن است درست عمل نكرده و فروشنده نيز ديگر نتواند شما را پشتيباني كند.
ERP داخلي و خارجي
همانند ساير محصولات نرم افزاري، ERP نيز در كشور ما مورد استفاده قرار مي‌گيرد با اين تفاوت كه برخلاف بهبود چشمگيري كه براي شركت‌هاي خارجي به همراه داشته، موفقيت چنداني در بالا بردن سرعت كارايي شركت‌هاي داخلي نداشته است بنابر اظهارات كار‌شناسان، دلايل اصلي اين عدم موفقيت عدم آگاهي سازمان‌ها از تفاوت ميان ERP و MIS و روند اجرايي متفاوت ERP است. چراكه براي پياده‌سازي ERP، لازم است كه سازمان مربوطه رفته رفته نگاه و رفتار وظيفه‌گراي خود را به نگاه و رفتار فرآيندگرا تغيير دهد.
بر اساس بررسي‌هاي به عمل آمده، انتخاب نرم‌افزارERP داخلي يا خارجي، چالش مهمي براي سازمان‌ها بوده و در اين انتخاب، ملاحظات زير اثرگذار هستند:
- نمونه‌هاي موفق از بكارگيري نرم افزارهاي خارجي در ايران بسيار اندك است،
- اشتياق كاذب در تهيه نرم‌افزارهاي خارجي و پرداخت هزينه‌هاي گزاف براي استقرار، تمديد اعتبار و پشتيباني به دليل عدم دسترسي مستقيم به شركت‌هاي عرضه كننده خارجي،
- بومي نبودن و عدم تطابق نرم‌افزارهاي ERP خارجي با كسب و كار كشورمان ايران.
مرجع
Management Information Systems: Managing the Digital Firm، Kenneth C. Laudon & Jane P. Laudon، ۹th Edition، Pearson ۲۰۰۶
https://www.donya-e-eqtesad.com/fa/tiny/news-692203
ترجمه و تأليف
ستاد مديريت محصول همكاران سيستم
- ۶۰۸ بازديد
- ۰ نظر